1405通用无等候报销登记流程说明

来源:财务处发稿时间:2019-01-11浏览次数:127

1405通用无等候报销登记流程说明

一、      功能进入

登陆OA系统,在左侧菜单栏中,单击【14 无等候报销登记】,会出现该项的功能列表,在列表中单击【1405通用无等候报销登记】,即可进入通用无等候报销登记主页面。

 

 

 

 

 

 

 


1-1 通用无等候报销登记入口

二、      报销登记

报销登记功能,主要用于对要报销的各类费用进行登记操作,该功能将是以后进行无等候报销登记的唯一功能,包含了纸质发票、电子发票、校内收据及校内单据报销登记等。报销登记遵循先登记费用信息、后登记结算信息,最后保存业务的顺序进行。涉及到电子发票的费用还需要对每张电子发票进行登记。具体操作说明如下:

1.      报销费用登记

2-1 报销费用登记

1.1选择要报销费用的票据类型

票据类型目前主要有四种(纸质发票、电子发票、校内收据、自制单据):

1) 纸质发票:指经办人在办理经业务过程中取得的由提供货物或服务的单位开具的由国家税务总局监制的增值税专用或普通发票、定额发票等,要求发票代码、发票号码、开票日期、校验码、货品服务名称、数量、单价、金额、购买方和销售方信息等各项要素填写完整齐全并加盖发票专用章。

2) 电子发票:指经办人在办理业务过程中取得的由提供货物或服务的单位提供的由国家税务总局监制的增值税电子普通发票,要求发票代码、发票号码、开票日期、校验码、货品服务名称、数量、单价、金额、购买方和销售方信息等各项要素填写完整齐全并有销货方发票专用章红色套印。

3) 校内收据:是指经办人在校内办理业务取得的由学校财务处印制、业务部门领用开具的内部往来资金结算凭证,主要用于校内部门间的业务报销结算。

4) 自制单据:是指校内各部门,在与财务处协商同意后,由业务部门自行编制或业务系统自动生成的内部结算表格等。

1.2选择报销的费用名称

选择后下方会出现对该费用的解释说明,以便用户核对费用所属的类别。费用名称由四类构成:

1)教育经费支出类:该分类按照部门年终财务决算的经济用途分类设立,主要用于核算因开展教学教辅活动、行政业务、学生活动、离退休活动及教育事业专项工作等产生的经费支出。经费卡颜色为浅黄色。

2)民品科研类支出:起始为“民-”的费用名称,该分类科目按照学校科研经费管理办法设置,主要用于核算民品科研项目支出。经费卡颜色为浅蓝色。

3)军品科研支出类:起始为“军-”的费用名称,该分类科目参照《国防科技工业科研经费管理暂行办法》支出设置,主要用于核算军品科研项目支出。经费卡颜色为浅蓝色。

4)基金会捐赠支出类:起始为“捐-”的费用名称,该分类科目参照校本部基金会财务核算要求设置,主要用于核算通过哈工大教育发展基金会捐赠后转入我校的限定用途的专项资金。经费卡颜色为浅绿色。

※为了细化经费报销管理,建议教育经费、科研经费和基金会捐赠经费报销尽量分单填列。

1.3填写费用说明

费用说明会在报销摘要里体现,应尽量简明扼要(10字以内),方便以后查账检索。

1.4填写费用金额

如果票据类型为电子发票,则费用金额不用填报,待电子发票信息填报完后自动计算;如果票据类型不是电子发票,则费用金额填报必须是大于0的数值。

1.5填写附件张数

原则上费用金额不为0,则发票附件和非发票附件张数之和必须大于0

1.6填写支出经费卡

支出经费卡必须是填写财务系统存在的经费卡,否则无法保存费用登记结果。

1.7点击【保存/修改】按钮保存费用

点击按钮后,系统会进行数据的规范性检查和逻辑性检查,如果有问题会在按钮后面给出提示。如果没问题会在报销费用明细表中自动列出。

※为了减少无等候单的反单率,系统设定一张无等候报销单最多登记5条费用记录

1.8【新增费用】按钮

点击此按钮,会把上述已经填写项目清空,重新开始新的费用登记操作。

1.9报销费用列表

2-2 报销费用列表

报销费用登记保存后,费用明细会显示在费用明细列表中。如果需要修改已填报的费用,则点击首列的 按钮,该笔报销费用信息会回填到费用登记文本框里,除了票据类型外不能修改以外,其他的要素均可修改,修改后必须点击 才能保存修改后的结果。如果想删除该笔费用,则只需点击对应费用条目前面的 按钮即可。

1.10电子发票登记

2-3 电子发票登记界面

若报销费用票据类型为电子发票,则费用保存后会产生一个电子发票费用代码,同时会出现电子发票登记界面。电子发票的登记操作和报销费用登记操作基本相同,需要登记的各要素填报齐全后方可保存。为了方便大家的录入,该功能提供了上传电子发票PDF文件,自动识别录入的功能,同时,增加了实报金额的录入,用以修正超标电子发票费用的报销金额。

2.      报销结算登记

2-4 报销结算登记

2.1选择结算方式

结算方式中主要有四类:银行汇款、偿还预借款、保留质保金和内部转账,结算方式选择后,后方会出现该结算方式的简要用途说明和计算金额,结算金额可进行手工修改,下方会出现需要填写的其他结算信息。各结算方式具体用途见表2-1

2-1 各结算方式具体用途

2.2填写其他结算信息
2.2.1填写银行汇款信息:

选择[银行汇款]的结算方式后,会出现填写对方汇款信息的表单框,对方帐号、对方单位、开户银行均不能为空。为了方便大家录入,系统提供银行汇款信息检索功能,只要在检索账号表单框中输入银行账号的后几位,即可检索出尾号相同的、已经发生过汇款业务的最新对方单位信息。如汇款需要特殊说明,请在汇款备注表单框中输入。

2.2.2填写还款信息:

选择[偿还预借款]的结算方式后,系统会根据最后一笔录入的费用支出项目和填报无等候的人员工号,自动检索往来核销代码和未还款的余额。如果没有检索到核销代码则请检查项目代码和往来单位(工号)是否是借款时项目代码和挂账工号。

2.2.3填写保留质保金信息:

[保留质保金]结算方式,主要是为了解决按照购货合同要求保留质一定期限后再行支付的报销费用,待支付质保金时直接从应付质保金经费卡支出即可,支付质保金需要对方单位出具加盖财务专用章的收据。

2.2.4填写内转信息:

[内部转账]结算方式,主要是为了满足校内各单位之间及各单位与学校间的业务结算,选择后项目代码、往来单位、核销代码将自动提取生成。

※财务处根据业务需要,给每个有收入项目的单位设立经费卡,支出单位按照正常费用报销的方式登记,将结算款项转入相应经费卡。收入单位定期根据收入单据存根到财务进行收入账务处理。

2.2.5[修改/保存]结算信息

点击 按钮后,系统会对结算信息的规范性和逻辑性进行检查,如果有问题会在 按钮后给出提示。如果没有问题,则会在报销结算明细表中自动列出。

2-5 结算信息列表

2.2.6新增结算信息

点击 按钮,将会清空已填写的结算信息,重新开始录入新的结算信息。

2.3修改或删除结算信息
2.3.1修改结算信息

如果要修改已保存的结算信息,则需要点击结算明细表中相应结算信息条目前面的 按钮,结算信息将回填到登记表单中,各个结算要素均可修改,修改完后必须点击 按钮才能保存修改后的结果。

2.3.2删除结算信息

只需要点击需要删除结算信息前面的 按钮即可删除结算信息。

3.      保存报销业务

5(保存本次报销业务)

报销费用和报销结算信息登记完成、填写联系电话后,点击 即可保存本次报销业务信息,生成无等候报销单并进入无等候报销单打印界面(建议使用IE内核的浏览器进行打印,谷歌浏览器内核有些版本不支持报表打印插件)。能正确保存的两个条件:1)联系电话不能为空;2)报销费用合计金额和报销结算金额必须相等,且不能等于0

三、      报销单查询打印

报销单查询打印页面(界面如图6)可以对未办理完财务报销手续的业务进行如下操作:1)查看业务详情,2)打印、删除、修改无等候报销单,3)查看报销单业务状态,4)查看报销单位置和等待单数。报销报销登记人可以点击 按钮进入到该页面。

3-1 报销单查询打印

1.      查看业务详情

点击[已登记待处理报销单详情]列表左侧的 按钮即可在列表下方[业务明细]部分看到要查看业务费用明细和结算明细。

2.      打印、删除、修改无等候报销单

单击[已登记待处理报销单详情]列表操作列中的 按钮即可打印该笔业务的无等候报销单;点击 按钮即可删除该笔业务;点击 按钮即可将该在报销登记页面修改该笔业务(修改完后需要重行保存业务)。

3.      查看报销单业务状态

[已登记待处理报销单详情]列表中的[状态]列可以看到每笔业务的当前状态,各个状态的代表的意思见表2。出现红底黄字的报销单记录属于存在问题的报销单,报销登记人可到财务将报销单取回,待需要解决的问题解决后再行报销。

3-1报销单状态解释表

※只有待处理和已退单状态可以进行删除、修改、打印操作。

※要求,退回的报销单必须要进行业务修改并重新打印,否则原单返回财务接单员将无法接收到数据。

4.      查看报销单位置和等待单数

[已登记待处理报销单详情]列表中的最后两列,分别显示报销单所在窗口和在该窗口截止到该单的待处理单数。报销登记人可以实时了解报销单在财务处内的处理情况。

四、      已报销业务查询

已报销业务查询功能主要是对财务已经处理完的业务进行查询,通过该功能,报销登记人可以查看已报销业务的财务凭证信息和业务详情、对已报销的业务进行评价,界面如图7

4-1 已报销业务信息查询

1.      查询财务凭证号

进入已报销业务查询页面,报销登记人会在业务信息列表中查询到财务报销凭证号(目前仅限于11月份之后处理的凭证)。

※当日报销业务的财务凭证号可能会延迟显示,财务处一般每天更新1-2次财务报销凭证信息。

2.      查询业务明细

点击 按钮,在页面下方即可查询对应业务的费用明细和结算明细。

3.      以评促建

为了逐步提升财务服务能力和水平,系统设置了以评促建的功能。报销登记人可以对1个月以内已报完账的无等候报销业务逐笔进行评价,以督促财务报账工作不断完善。以评促建操作见下图4-24-34-4

4-2 对业务进行评价的界面

4-3 已对业务进行评价的界面

4-4 超期无法进行评价的界面

该功能是对1401-0403无等候报销登记系列功能的整合,是取代1401-1403的综合解决方案,解决了原功能登记速度慢、结算信息录入固定单一等问题,增加了报销单物流状态、待报状态和以评促建功能,加强了财务内部与外部的信息沟通。

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